Форум

В предлагаемом материале речь пойдет о правилах заполнения сведений о прекращении трудового договора, особенностях оформ- ления дубликата трудовой книжки и порядке ее выдачи уволенному работнику.

Напомним, что основными нормативными документами по данной проблеме являются:
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ);
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 (далее — Инструкция).
Рассмотрим особенности заполнения дубликата.
Сотрудник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В свою очередь работодатель должен выдать дубликат утерянного документа не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
В дубликат трудовой книжки вносят сведения:
а) об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий трудовой стаж записывают суммарно: указывают общее число лет, месяцев и дней работы без уточнения организации, периодов трудовой деятельности и занимаемых должностей.
Если документы, на основании которых вносили записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносят только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи, признанной недействительной, по письменному заявлению работника ее не переносят в дубликат.
Трудовую книжку оформляют в установленном порядке и возвращают владельцу.
В таком же порядке выдают дубликат, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства), трудовой стаж этих граждан определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В ее состав входят представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта трудовой занятости, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. д.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих этого человека по совместной деятельности в одной организации или в одной системе.
Если сотрудник до поступления в данную фирму уже работал, комиссия принимает меры для получения документов, подтверждающих этот факт.
По результатам деятельности комиссии составляют акт, в котором указывают периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта комиссии работодатель выдает ему дубликат трудовой книжки.
Если документы не сохранились, стаж работы (в том числе выявленный на основании свидетельских показаний) может быть подтвержден в судебном порядке.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Исключение составляет случай, когда в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку не представляется возможным в связи с его отсутствием либо отказом от получения документа на руки. В такой ситуации работодатель направляет сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Почтовая пересылка по указанному гражданином адресу допускается только с его согласия.
Со дня отправления подобного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи лицу трудовой книжки. Кстати сказать, этот момент очень важен в том плане, что соблюдение сроков и порядка выдачи трудовой книжки в связи с увольнением будет иметь принципиальное значение в случае обращения работника в суд с заявлением о несоблюдении порядка увольнения.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника должен быть издан приказ (распоряжение) работодателя, а также внесена запись в трудовую книжку. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной.
В случае смерти работника трудовую книжку после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдают на руки одному из его родственников под расписку или высылают по почте по письменному заявлению одного из близких.
В трудовую книжку, где все страницы одного из разделов заполнены, вшивают вкладыш. Работодатель оформляет и ведет его в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывают его серию и номер.
Что касается учета трудовых книжек, то с этой целью в организациях ведут:
а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В настоящее времяформыприходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей утверждены уже упомянутым постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей, которая ведется бухгалтерией организации, вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируют все трудовые книжки, принятые от граждан при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные сотрудникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета их движения должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранят в организации как документы строгой отчетности и выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца ответственный за ведение трудовых книжек обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации. Бланки, испорченные при заполнении, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные гражданами при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранят в течение двух лет в кадровой службе учреждения отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные документы передают на хранение в архив компании, где они находятся пятьдесят лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое число бланков трудовых книжек и вкладышей.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это сотрудник отдела кадров, в некоторых случаях — один из бухгалтеров.
За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Скорее всего дисциплинарную, поскольку Уголовным кодексом РФ она не предусмотрена, а административную ответственность вряд ли можно применить в таких случаях.
Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей, обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляют в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Бланки имеют соответствующую степень защиты.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Исключение составляют случаи массовой утери трудовых книжек в результате стихийных бедствий или неправильного первичного заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее), их порчи не по вине работника. При этом за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее платит работодатель.
В заключение можно отметить, что Правительством РФ установлены новые формы трудовых книжек (вкладышей), которые вошли в применение с 1 января 2004 года. Книжки старого образца действительны и переоформлению не подлежат.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлен соответствующими Правилами, которыми надлежит руководствоваться всем работодателям независимо от форм собственности. Кроме того, утвержденная Минтрудом России Инструкция по заполнению трудовых книжек более подробно определяет технику заполнения этого, без сомнения, важнейшего документа работника.